給与計算(ペイロール代行)をミスなく効率的におこなうためのアプローチ


こんにちは、Co.Co.Labo経営・社労士事務所の代表の阿久澤です。


本日は「給与計算(ペイロール)代行」を円滑におこなうためのコツ」と題して記事を書きました。


アウトソーシング効果の高い給与計算(ペイロール)代行ですが、少なからず不具合を生じているケースも少なくないようです。


私自身、25歳で業界に入職し、41歳を超え、社労士事務所の代表である今も給与計算代行は現場も含めて、対応をしています。その経験と豊富な労働法関係、給与計算システムの知見を評価され、多くの有名な給与計算関連のシステムの開発顧問等にも従事させていただいておりります。


給与計算は中々、煩雑で複雑な業務です。

実は事務系の派遣時給の中では最も高単価なランクに該当する業務でもあります。


その理由は何だかわかりますでしょうか。


常にワークフローの改善の余地があり、常にシステムの高性能化に伴う改善の余地があり、定期的に法令改正に伴い計算ロジックを変更する必要があり、クライアント企業の担当者との調整が必要で、短納期で処理をする。


こんな業務だからです。


当事務所では、上場企業、上場準備(IPO準備企業)企業、1000名を超える中堅・大企業の受託を多く頂くのですが、驚くべきは、当事務所に受託前のデータを見ると4割以上のケースで給与計算が誤っていることに気づきます。


ミスの引き金は、「法令の理解不足と誤解」、「担当者の俗人的なミス」、「システムの誤った設定」のいずれかで発生しています。



当事務所への給与計算代行の相談で多いきっかけをランキングすると以下の通りです。


1.現在の委託先でミスが発生し、委託先の変更を検討している


2.社内で給与計算業務を内製化していたが、急な担当者の離職で内製化が難しいので、アウトソーシングを検討


3.社内で元々、給与計算をおこなえるスタッフがいないので、アウトソーシングを検討


4.最近のクラウドシステムに対応できるアウトソーサーを探していた


5.社内で間接部門にコストをかけない方針に変更し、アウトソーシングを検討



特に1.が多い理由を明らかにしていきます。


1.は委託先がミスが多いという、理由ですが、実際にヒアリングをしていくと概ね、次のようなパターンがあることがわかりました。


・ミスが発生している認識は無く、従業員に指摘されて判明した


・毎月情報の抜け漏れが発生する


・入力すべき値に誤りがある


・給与に関連する付帯業務の処理に誤りがある

例)社会保険の報酬月額算定基礎届、随時改定(月変)、年次有給休暇の残日数管理 等



【なぜミスは発生するのか】


私自身、オペレーターとして管理者として、絶対にミスを発生させないためには


1に「ワークフローの策定」


2に「入力作業の排除と手作業の廃止」


3に「顧問先企業(クライアント企業)からの情報受渡の一元化とルール決め」


4に「継続的な担当者教育」


5に「無理の無い納期設定」



給与計算は標準化・マニュアル化で多くの場合にミスを防ぐことができます。

マクドナルドに行くと、店長でも、社員でも、アルバイトでもオペレーションがマニュアル化・標準化されているので味に違いも無ければ、出てくるまでの速度にも違いはありません。


私が大切にしていることは、当事務所にもいる10年選手であったり、給与計算の神様みたいなスタッフが計算した場合と、入社半年のスタッフが計算しても常に同じ結果を出すこと、言い換えると常に再現性があることです。

当事務所が強みがあるのは、この点です。ベテランの方はミスの頻度は少ないです。ですが、作業標準化・マニュアル化をした場合には、経験値が少ないスタッフでも同じミス率になります。


ただし、そのためにはクライアント企業側にもご協力を頂くことも多いです。


一例を挙げると、現在の委託先が毎月のようにミスをする、我慢ならないので委託を変更したいと当事務所に相談された医療機関様がおりました。


ヒアリングをしてみると、ミスの原因は「紙のタイムカード」の集計作業で多く発生していることがわかりました。


私も経験があるのでわかるのですが、紙のタイムカードに印字された時刻は非常に読みにくく、コピーとか、スキャンをすると「6」なのか「8」なのか「9」なのか判別がつかないケースが多いのです。


更に60進法を電卓で足し上げていく作業は、まるでミスを生ずるための作業と言わざる負えない作業です。

誤解を恐れずに表現するならば、この事案は誰がやっても一定確率でミスが発生する事案なのです。


この改善には、勤怠システムを導入いただくことで改善が実現しています。

当然にクライアント企業様に負担が少なからずとも発生するケースもあります。実際にこの事例では「300円×従業員数」の勤怠が自動集計できるシステムのご利用料をクライアント企業様にご負担を頂くことで、業務改善化を実現し、かつ「タイムカード集計」という作業そのものを排除することで業務改善を実現しています。



支給控除計算でも同じようなことが言えます。


PDFとか紙でクライアント企業様から、入力するデータを頂いて手動で入力をした場合と、ExcelとかCSVで入力したいデータを頂き、自動で給与計算ソフトにコンバートした場合の結果は歴然です。後者は一瞬で作業が終了し、入力ミスというものは発生のしようがありません。

ですが後者で運用するためには、クライアント企業様にも協力を要請する必要があるのです。


情報の受渡方法の変更で大幅に省力化ができ、ミスそのものを排除することが可能なのです。


最後に、完全に自動化はできるか?

結論的には、オリジナルの自社システム開発をおこなえば可能です。

ただし、頻繁に法令基準が変わるので、改修と保守の費用が捻出できるか否かは重要です。


それよりも、既存の市場に出ているシステムを上手く組み合わせ、業務の標準をおこえば、経験測で6割程度の自動化は可能です。


ミスの防止には、作業標準化とマニュアル化が重要で、必要に応じてシステム導入も重要です。


このあたりをワンストップで解決できるアウトソーサーがこの時代に求められる給与計算(ペイロール代行)会社だと言えると思います。
















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